Os Admins e os Proprietários da conta podem conceder aos Managers acesso à secção de Faturas de fornecedores.
Quando a permissão de Faturas de fornecedores está ativa, o Manager pode colaborar na recolha, revisão e pagamento de faturas de fornecedores (diretamente ou através de um pedido de pagamento). Se a organização tiver configurado uma política de dupla aprovação dos 4 olhos, a pessoa que prepara uma fatura não pode ser a mesma que executa o pagamento.
💡 Para mais detalhes sobre a política dos 4 olhos, consulte o seguinte artigo.
Os Managers também podem receber a permissão Carregar e configurar faturas de fornecedores para aceder, rever e gerir faturas ao nível de toda a empresa, e aprovar pedidos de pagamento de Colaboradores (quando também têm permissões de transferência)
Nota: Todos os Colaboradores têm automaticamente acesso para carregar faturas de fornecedores, editar os detalhes das faturas que carregaram e criar pedidos de pagamento para aprovação - para mais informações sobre qual o perfil a atribuir ao membro da equipa, visite o Centro de Ajuda - Que perfil devo atribuir ao meu colaborador: Manager ou Colaborador
O perfil de Manager divide-se em dois níveis de permissões:
- Manager Básico: disponível em todos os planos de equipa (Essential, Business e Enterprise).
- Manager Avançado: disponível através dos add-ons Contas a Pagar e Gestão de Despesas e Gastos
💡 É bom saber: todas as permissões de revisão e aprovação fazem parte exclusivamente do perfil de Manager Avançado.
O que pode fazer um Manager com permissão de faturas de fornecedores
Aplicação web e móvel:
Carregar faturas via Drive, arrastar e soltar, ou carregamento em massa
Visualizar, descarregar, e eliminar as faturas de toda a empresa
Editar as informações da fatura digitalizada pela Qonto (por exemplo, IBAN, nome do fornecedor) e adicionar detalhes em falta para preparar o pagamento
- Pagar por transferência todas as faturas ou até aos seus limites mensais ou por transferência (definidos previamente), exceto se a política de dupla aprovação dos 4 olhos estiver ativa, caso em que uma pessoa diferente terá de executar o pagamento.
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Solicitar pagamento de faturas em euros diretamente na secção de Faturas de fornecedores, nos seguintes casos:
- o Manager não tem permissão de transferência
- o valor da fatura excede o limite mensal ou por transferência do Manager
- a política de dupla aprovação dos 4 olhos está ativa, ou seja, a pessoa que preparou a fatura não pode ser a mesma a executar o pagamento — terá de ser uma pessoa autorizada diferente
O pedido será enviado para aprovação ao Proprietário, Admin ou Manager autorizado, que poderá revê-lo tanto na secção de Faturas de fornecedores como na secção de Pedidos.
Apenas na aplicação web:
Marcar faturas como pagas e associá-las a uma transação existente
💡 Para saber mais sobre Faturas de fornecedores e o respetivo fluxo de pedidos, clique aqui.
Como permitir que os Managers acedam às Faturas de fornecedores?
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Convidar um novo Manager
Para adicionar um novo Manager e conceder-lhe permissões de Faturas de fornecedores:
Na barra de navegação no canto inferior esquerdo, clique em Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores
Clique no botão Convidar um membro da equipa
Selecione Manager
Selecione toda a empresa como âmbito da permissão. Com efeito, apenas os Managers com âmbito de permissão ao nível da empresa poderão aceder à secção de Faturas de fornecedores
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Escolha as permissões de despesas
Ative a permissão "Carregar e configurar faturas de fornecedores" para permitir a recolha e edição de faturas de fornecedores, bem como a solicitação dos respetivos pagamentos
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Ative "Efetuar transferências e reembolsos", "Efetuar e aprovar transferências" e "Reembolsar despesas incluindo quilometragem" para permitir o pagamento direto de faturas de fornecedores.
Note que se definir limites de transferência, as transferências acima desses limites exigirão aprovação do Admin, Proprietário da conta ou de outro Manager
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Ativar as Faturas de fornecedores para um Manager existente com permissões de âmbito de toda a empresa
Na barra de navegação no canto inferior esquerdo, clique em Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores
Selecione o Manager ao qual pretende aplicar esta permissão
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Em Permissões de despesas, clique no ícone de lápis no lado direito
Ative a permissão "Carregar e configurar faturas de fornecedores" para permitir a recolha e edição de faturas de fornecedores, bem como a solicitação dos respetivos pagamentos
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Ative "Efetuar transferências e reembolsos", "Efetuar e aprovar transferências e reembolsar despesas incluindo quilometragem" para permitir o pagamento direto de faturas de fornecedores.
Note que se definir limites de transferência, as transferências acima desses limites exigirão aprovação do Admin, Proprietário da conta ou de um Manager autorizado
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Clique em confirmar para aplicar estas permissões
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Ativar as Faturas de fornecedores para um Manager existente com permissões de âmbito de equipa
Na barra de navegação no canto inferior esquerdo, clique em Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores
Selecione o Manager ao qual pretende aplicar esta permissão
Em Âmbito, se Equipa estiver listado, clique no ícone de lápis no lado direito para alterar o âmbito do Manager para Toda a empresa.
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Em Permissões de despesas, clique no ícone de lápis no lado direito
Ative a permissão "Carregar e configurar faturas de fornecedores" para permitir a recolha e edição de faturas de fornecedores, bem como a solicitação dos respetivos pagamentos
Ative "Efetuar transferências e reembolsos", "Efetuar e aprovar transferências e reembolsar despesas incluindo quilometragem" para permitir o pagamento direto de faturas de fornecedores. Note que se definir limites de transferência, as transferências acima desses limites exigirão aprovação do Admin, Proprietário da conta ou de um Manager autorizado
Clique em confirmar para aplicar estas permissões
Como revogar o acesso às Faturas de fornecedores a um Manager?
Na barra de navegação no canto inferior esquerdo, clique em Despesas de equipa > Membros da equipa Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores
Selecione o Manager cujas permissões pretende alterar
Em Permissões de despesas, clique no ícone de lápis no lado direito
Desative a permissão "Carregar e configurar faturas de fornecedores" para remover o acesso à secção de Faturas de fornecedores
Clique em confirmar para aplicar estas alterações