Que função devo atribuir ao meu trabalhador: Manager ou Colaborador?

Função Manager

A função Colaborador está disponível nos planos Essential, Business e Enterprise , enquanto a função Manager está disponível apenas nos planos Essential, Business e Enterprise (team).

O Colaborador tem um acesso mais restrito do que o Manager, que inclui um determinado nível de delegação. A função a atribuir ao colaborador ou team lead depende das necessidades específicas da organização.

Em seguida, são descritos alguns casos de utilização que ajudam Admins e o Titular da conta a decidir qual a melhor opção para a empresa.

• O team lead deve gerir as despesas da sua própria equipa e existe confiança para utilizar os fundos da empresa de acordo com as políticas internas previamente definidas. - Neste caso, pode ser atribuída a função Manager, permitindo ao team lead gerir de forma autónoma as despesas da sua equipa.
  
   

• O Manager deve poder aceder às transações e efetuar pagamentos a partir de contas específicas selecionadas. Também deverá poder consultar saldos, IBAN, transações e descarregar extratos. - É possível selecionar as subcontas a disponibilizar ao Manager diretamente na secção User Management. Selecione o perfil Manager, aceda à secção Access and permissions e clique no ícone do lápis junto de Account Permissions. Selecione as subcontas e defina se pretende disponibilizar o saldo ou não.
  
   

• O Manager deve poder importar faturas, revê-las, pagá-las ou criar pedidos de pagamento. - Neste caso, pode ser atribuída a função Manager com o scope Whole company e ativada a permissão Upload and set up supplier invoices. Se também se pretender que o Manager pague todas as faturas (ou algumas, dentro de limites de pagamento), será necessário ativar a permissão “Make and approve transfers, and reimburse expense reports”. Note-se que, se não tiver permissões de transferências ou se tiver atingido os limites definidos, continuará a poder criar pedidos de transferência na secção Supplier Invoice.
   

• A equipa deve poder importar faturas e criar pedidos de pagamento — tanto Colaboradores como Managers podem carregar faturas de fornecedores, editar os respetivos detalhes e criar pedidos de pagamento.
   
  • Colaboradores podem carregar faturas, editar os detalhes das faturas que carregaram e submeter pedidos de pagamento. Estes pedidos são enviados para Managers (quando aplicável e desde que tenham a permissão Make transfers and reimbursements, including mileage) ou para Owners/Admins para aprovação.
     

  • Managers com a permissão Upload and set up supplier invoices podem importar e gerir faturas em toda a empresa. Se também tiverem a permissão Make transfers and reimbursements, including mileage, podem aprovar pedidos de pagamento de Colaboradores e pagar faturas diretamente (dentro dos limites definidos).

     

• O team lead deve poder criar cartões para a equipa. - Neste caso, será necessária a função Manager, uma vez que utilizadores com a função Colaborador não podem criar cartões. Deve ter-se em conta que o Manager pode criar cartões e definir autonomamente os respetivos limites para a equipa. Esta informação fica disponível para Admins e para o Titular da conta no separador Cards da conta Qonto, sendo também possível bloquear cartões facilmente, se necessário.

   

• O objetivo é aprovar todas as transferências de saída. - Neste caso, recomenda-se a função Colaborador, uma vez que o utilizador com a função Manager tem autonomia para efetuar transferências sem aprovação prévia, dentro do limite mensal/por transferência definido previamente. Como Colaborador, ao criar um pedido de transferência não é necessário submeter comprovativo de identificação. Enquanto Admin ou Titular da conta, continua a ser possível consultar todas as transações efetuadas pelo Manager no separador History da conta Qonto. Recomenda-se também a existência de orientações claras sobre como Managers e as respetivas equipas podem utilizar os fundos da empresa.