Esta funcionalidade está disponível com o add-on Gestão de Despesas e Gastos.
Apenas os perfis de Proprietário e Admin podem criar e gerir orçamentos na Qonto. Se for Manager responsável por um orçamento, consulte este artigo.
O que é a funcionalidade Orçamentos na Qonto?
A partir da secção Despesas de equipa ou Mais no telemóvel, é possível:
Criar um orçamento e atribuí-lo a uma equipa
Acompanhar as despesas associadas a esse orçamento em tempo real
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Delegar o acompanhamento a um colaborador com o perfil Manager na Qonto.
👆 É bom saber
É possível criar até um orçamento por equipa. No entanto, é possível incluir dois períodos de 12 meses cada no mesmo orçamento, que podem sobrepor-se entre o ano em curso e o ano seguinte. Além disso, um orçamento pode ser elaborado com até 12 meses de antecedência, oferecendo flexibilidade de planeamento. A periodicidade do orçamento pode ser mensal ou global, ou seja, abrangendo todo o período em questão.
Como criar e atribuir um novo orçamento?
Disponível apenas a partir do computador 🖥️
Crie e atribua um novo orçamento em apenas alguns cliques:
Aceda à secção Despesas de equipa e clique em Orçamentos
Clique em Criar um orçamento no canto superior direito
Selecione uma equipa existente e nomeie um gestor (perfil Manager) ou crie uma nova equipa clicando em Criar uma equipa.
Defina o período do orçamento e introduza o valor total ou mensal.
Por fim, clique em Continuar para finalizar a criação do orçamento da equipa.
Como fazer alterações a um orçamento após a sua criação?
Disponível apenas a partir do computador 🖥️
É possível alterar o período e o valor do orçamento em qualquer momento.
Aceda a Despesas de equipa > Orçamentos.
Clique no orçamento que pretende modificar e, em seguida, em Editar orçamento no canto superior direito.
Escolha um novo período ou valor. Nesta fase, também é possível adicionar um novo período ao orçamento.
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Finalize as alterações clicando em Guardar.
👆 É bom saber
Não é possível alterar a frequência do orçamento (de mensal para global ou de global para mensal). Para o fazer, é necessário eliminar o orçamento atual e criar um novo com a nova frequência. Também será necessário realocar manualmente as despesas já incorridas pela equipa para o novo orçamento, se necessário.
Como arquivar um orçamento após a sua criação?
Disponível apenas a partir do computador 🖥️
Na secção Despesas de equipa > Orçamentos, clique no orçamento que pretende arquivar.
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Clique em Arquivar no canto superior direito.
👆 É bom saber
Arquivar um orçamento é uma ação permanente. Todos os dados relacionados com o orçamento não podem ser recuperados após o arquivamento.
Como realocar manualmente uma transação para outro orçamento ou para nenhum?
Cada transação individual pode ser atribuída a um orçamento após a despesa ou realocada de um orçamento para outro.
Aceda à secção Conta empresarial > Transações
Clique na transação que pretende atribuir ou reatribuir.
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Nos detalhes da transação, aceda à secção Orçamento e escolha o orçamento correspondente.
👆 É bom saber
Apenas os Proprietários ou perfis Admin podem atribuir ou reatribuir uma transação a qualquer orçamento. Os Managers apenas podem reatribuir transações a orçamentos aos quais tenham sido previamente atribuídos.
Como funciona o acompanhamento em tempo real das despesas de equipa?
Assim que um membro da equipa realiza uma transação com o seu cartão Qonto ou através de uma transferência, a despesa é automaticamente deduzida do orçamento da equipa. É possível visualizar as transações de um orçamento e o valor restante alocado clicando simplesmente no orçamento correspondente na secção Orçamentos. Em seguida, pode navegar por período para obter mais detalhes.
Dicas para tirar o máximo partido dos Orçamentos na Qonto
Mantenha a comunicação
Comunique de forma eficaz com as equipas. Mantenha-as informadas sobre a evolução do orçamento e envolva-as ativamente na gestão das finanças da empresa.
Delegue com o perfil Manager
Confie no perfil Manager. Atribua um orçamento e delegue o seu acompanhamento a um líder de equipa ou a um colega de confiança. Mantém o controlo total, sem a carga administrativa que atrasa o trabalho.
Analise as despesas em profundidade
Com o acompanhamento em tempo real dos Orçamentos na Qonto, mantenha o controlo sobre os gastos, as tendências e as áreas onde é possível otimizar custos — para que os orçamentos futuros sejam o mais precisos e realistas possível.