O que é o módulo Team Spend Controls?

Concentre o seu tempo apenas nas despesas que importam. Dê a si próprio flexibilidade e controle apenas o que importa. Simplifique a gestão de despesas com controlos avançados. Otimize o tempo da sua equipa concentrando-se apenas nas despesas significativas, mantendo flexibilidade e controlo onde mais importa.

Este módulo está disponível para Titulares e Admins, acessível na 💻 web e na 📱 aplicação móvel, para clientes com os planos Essential, Business e Enterprise.

O Team Spend Controls dá-lhe um controlo avançado sobre as despesas da equipa. Eis o que está incluído gratuitamente no seu plano e o que exige o módulo:

Quanto custa o módulo Team Spend Controls?

O módulo custa 49 €/mês com faturação mensal ou 39 €/mês com faturação anual (sem IVA).

Está disponível para os planos de equipa (Essential, Business e Enterprise).

Qual é a diferença entre as funções de Basic Manager e de Manager?

O módulo introduz a função de Advanced Manager, que acrescenta permissões às já incluídas na função de Basic Manager.

As funções de Basic Manager e de Advanced Manager seguem o mesmo fluxo de configuração: escolher um tipo de acesso (apenas da equipa ou de toda a empresa) e configurar as permissões de conta, pagamento e equipa. O Advanced Manager disponibiliza mais controlos delegáveis.

O Basic Manager (incluído nos planos elegíveis) pode receber:

• Acesso apenas às transações da equipa ou acesso a toda a empresa [Personalizável]
• Gerir clientes e faturas de cliente [Personalizável]
• Criar, eliminar e editar cartões e rever pedidos de cartão [Personalizável]
• Fazer transferências e reembolsos [Personalizável]
• Gerir fornecedores e faturas de fornecedores [Personalizável]
• Convidar membros da equipa como Colaboradores [Personalizável]

O Manager (requer o módulo Team Spend Controls.) tem todas as permissões do Basic Manager, além de acesso a permissões adicionais:

• Ver saldos de contas selecionadas e IBAN e descarregar extratos [Personalizável]
• Gerir a contabilidade [Personalizável]
• Configurar e suspender autorizações de débito direto [Personalizável]
• Depositar cheques [Personalizável] (não disponível no mercado português)

Nota: Ao adicionar o Team Spend Controls, os Basic Managers passam automaticamente a ser elegíveis para as permissões de Manager, mas é necessário atualizar manualmente as permissões.

☝️ A distinção entre as funções é o âmbito das permissões delegáveis. O Advanced Manager desbloqueia a visibilidade e o controlo sobre a contabilidade, os saldos das contas e os IBAN, as autorizações de débito direto e os depósitos de cheques (não disponíveis no mercado português): opções que simplesmente não estão disponíveis para o Basic Manager.

O que é um procedimento de aprovação?

Um procedimento de aprovação é um processo estruturado que gere os pedidos de despesa desde o início até à decisão final. Permite-lhe definir quem precisa de rever e aprovar determinados tipos de despesas, como transferências, faturas de fornecedores ou pedidos de reembolso, antes de serem executadas.

Pode criar vários procedimentos adaptados a diferentes equipas, limiares ou tipos de despesa. Cada procedimento define os aprovadores, a ordem de revisão e as condições que o ativam.

Para acrescentar uma camada extra de segurança nos pagamentos aos seus procedimentos de aprovação, também pode ativar a política de dupla aprovação (regra dos quatro olhos) (ver a secção seguinte).

Para ver as instruções de configuração, consulte o nosso artigo dedicado: Como posso personalizar os procedimentos de aprovação de transferências, pedidos de reembolso e faturas de fornecedores?.

Esta funcionalidade está disponível através do módulo Team Spend Controls.

O que é a política de dupla aprovação (regra dos quatro olhos)?

A política de dupla aprovação (regra dos quatro olhos) é um controlo de segurança que garante que nenhuma pessoa pode preparar e executar um pagamento, nem mesmo um Titular ou um Admin.

Funciona em conjunto com o seu procedimento de aprovação: enquanto o procedimento de aprovação trata da validação de negócio (rever e aprovar um pedido), a política dos quatro olhos garante que uma segunda pessoa valida sempre a execução final do pagamento. A pessoa que inicia ou prepara um pagamento fica sempre impedida de ser quem o executa.

Esta política aplica-se a:

• Transferências
• Faturas de fornecedores
• Relatórios de despesa

Para ver as instruções de configuração, consulte o nosso artigo dedicado: Como posso configurar uma política de dupla aprovação para pagamentos?

Disponível através do Team Spend Controls.

Como funciona a gestão de orçamentos?

• Definir orçamentos para cada equipa
• Criar contas dedicadas com IBAN específicos
• Acompanhar as despesas por equipa, projeto ou categoria de despesa
• Monitorizar a utilização do orçamento em tempo real

A gestão de orçamentos para equipas está incluída a partir do plano Essential.

O que acontece se eu remover o módulo?

Remover o módulo não afeta o seu acesso às funcionalidades padrão da Qonto: a sua conta continua a funcionar normalmente.
Perderá o acesso às funcionalidades exclusivas do Team Spend Controls (definições avançadas do cartão, procedimentos de aprovação personalizados, permissões avançadas de Manager, bloqueio automático por falta de recibos, integrações de RH).

Eis o que muda quando remove o módulo:

• Os procedimentos de aprovação ficam em pausa e voltam ao formato padrão
• As permissões avançadas de Manager voltam ao nível de Basic Manager
• As integrações HRIS e as regras de recibos em falta são desativadas

Com a faturação mensal, pode remover o módulo a qualquer momento e perde o acesso no início do ciclo de faturação seguinte. Com a faturação anual, as funcionalidades mantêm-se ativas até ao fim do período de faturação, sem possibilidade de reembolso a meio do período.

Para gerir o seu módulo, aceda a:

• Web: Configurações > Faturação e faturas (em Organização) e selecione o módulo
• Aplicação móvel: Menu > Configurações > Plano (em Organização) e selecione o módulo