O acesso de cada membro à Qonto é definido por uma função.
Uma função define os limites do que um membro pode ver e fazer na conta. Existem cinco tipos de função: Titular da conta, Admin, Manager, Colaborador e Contabilista.
Recomendamos atribuir a função que melhor se adequa às necessidades de cada membro da equipa, para tirar o máximo partido da Qonto e manter a sua equipa eficiente.
A função de Manager é personalizável: os Titulares e os Admins definem as permissões exatas de cada Manager individualmente. Todas as outras funções têm níveis de acesso fixos.
O que pode fazer cada função?
Colaborador: acesso limitado
Um membro da equipa com necessidades de despesa básicas e sem visibilidade das finanças da empresa para além da sua própria atividade.
Principais permissões:
- Usar todos os tipos de cartão
- Submeter pedidos de despesa e de transferência
- Gerir as suas próprias transações
- Carregar as suas próprias faturas de fornecedores
Caso de utilização: um comercial que paga almoços com clientes com o cartão Qonto e submete os recibos, e nada mais.
Basic Manager: acesso personalizado
Um responsável de equipa que precisa de supervisionar as despesas da sua equipa sem acesso às finanças globais da empresa.
Principais permissões:
- Acesso personalizável a contas, transações e cartões
- Rever e aprovar os pedidos de despesa e de transferência da equipa
- Convidar e gerir membros da equipa
Caso de utilização: um diretor de departamento que aprova os pedidos de cartão da sua equipa e acompanha as despesas da equipa.
Manager: acesso personalizado
Um responsável financeiro ou administrativo que precisa de um controlo operacional mais amplo, incluindo contabilidade e débitos diretos.
Principais permissões:
- Tudo o que um Basic Manager pode fazer, além de ver saldos das contas, IBAN e extratos
- Contabilidade (verificar transações, gerir fornecedores)
- Configurar débitos diretos
Caso de utilização: um controller financeiro que gere as operações diárias, reconciliando contas, gerindo fornecedores e tratando dos débitos diretos.
Admin: acesso quase total
Um diretor financeiro (CFO) ou responsável financeiro de confiança com controlo operacional total sobre a conta.
Principais permissões:
- Acesso total a todas as funcionalidades: contas, transferências, cartões, equipa, contabilidade, integrações e várias contas
- Não pode pedir o encerramento da conta (apenas o Titular da conta pode)
Caso de utilização: o CFO que gere todas as operações financeiras diárias, liga ferramentas de contabilidade e gere toda a equipa, sem as responsabilidades da titularidade da conta.
O Titular da conta é notificado por email sempre que um Admin adiciona um novo Admin à conta.
Titular da conta: acesso total
O Titular da conta tem acesso total a todas as áreas da conta e pode realizar qualquer ação, incluindo pedir o encerramento da conta. Só pode existir um Titular da conta por conta. Para passar a função a outra pessoa, consulte Como posso transferir a função de Titular da conta para outra pessoa?
Contabilista: acesso apenas de leitura
Pensada para contabilistas externos, consultores financeiros ou auditores. Disponível a partir do plano Smart. Nos planos Business e Enterprise, os Contabilistas também podem submeter pedidos de transferência.
Que permissões tem cada função?
✓ Total · Personalizável = personalizável pelo Titular ou por um Admin · Submeter = apenas submeter pedidos · Próprio = apenas os seus próprios itens · — = não disponível
| Colaborador | Basic Manager | Manager | Admin | |
|---|---|---|---|---|
| CONTAS | ||||
| Aceder e pagar a partir de contas selecionadas | — | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| Ver saldos, IBAN e extratos | — | — | Personalizável | ✓ |
| TRANSAÇÕES | ||||
| Gerir transações (recibos, IVA, etiquetas) | Próprio | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| CARTÕES | ||||
| Ter e pagar com todos os tipos de cartão | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pedir cartões e rever pedidos | Submeter | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| GESTÃO DE DESPESAS | ||||
| Fazer transferências e rever pedidos | Submeter | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| Pedir reembolsos; aprovar ou recusar | Submeter | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| Carregar e configurar faturas de fornecedores | Próprio | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| Configurar e suspender autorizações de débito direto | — | — | Personalizável | ✓ |
| GESTÃO DE EQUIPAS | ||||
| Convidar membros; criar e gerir equipas | — | Personalizável | Personalizável | ✓ |
| CONTABILIDADE | ||||
| Verificar transações; gerir fornecedores e etiquetas | — | — | Personalizável | ✓ |
| INTEGRAÇÕES E PARCERIAS | ||||
| Ligar aplicações externas (por exemplo, de contabilidade) | — | — | — | ✓ |
| VÁRIAS CONTAS | ||||
| Abrir várias contas | — | — | — | ✓ |
Devo atribuir a função de Manager ou de Colaborador?
Utilize os cenários abaixo para decidir o que melhor se adequa à sua organização:
- Quero que o responsável da minha equipa giria as despesas da equipa de forma autónoma → atribua Basic Manager ou Manager
- Preciso que o responsável da minha equipa veja os saldos das contas e o IBAN e descarregue extratos → atribua Manager
- Preciso que o responsável da minha equipa trate da contabilidade e gira fornecedores → atribua Manager
- Quero que a minha equipa carregue faturas e peça pagamentos → tanto os Colaboradores como os Managers podem fazê-lo
- Preciso que o responsável da minha equipa crie cartões para a sua equipa → atribua Basic Manager ou Manager; os Colaboradores não podem criar cartões
- Quero ser eu a aprovar todas as transferências efetuadas → atribua Colaborador; os Managers podem fazer transferências de forma autónoma dentro dos limites que definir
- Preciso de aceder a produtos de crédito (Pagamento fracionado, Descoberto) → apenas Titular ou Admin
Como posso alterar a função de um membro da equipa?
As alterações de função têm de ser feitas pelo Titular ou por um Admin existente. Por motivos de segurança, não pode pedir a alteração da sua própria função.
- Aceda a Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores
- Selecione o membro da equipa cuja função pretende alterar
- Atualize a função e confirme
A alteração de função produz efeitos de imediato.
Como posso passar da função de Colaborador ou Manager para Admin?
☝️ Se o Titular ou um Admin não estiver disponível, contacte o apoio ao cliente da Qonto com uma autorização direta por email do Titular, ou adicione o Titular à conversa com o apoio ao cliente. Por motivos de segurança, as alterações de função para Admin não podem ser processadas apenas com base em documentos de registo da empresa.
Como posso gerir o acesso de um Manager às subcontas?
Por predefinição, todas as funções podem aceder à conta principal e a todas as subcontas. O que podem fazer depende das permissões da sua função.
Pode atribuir subcontas específicas a qualquer Manager, independentemente do âmbito das suas permissões. O Manager passa então a poder aceder apenas às transações e fazer pagamentos a partir dessas contas.
- Para um Manager existente: aceda a Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores > Ativos, clique no perfil do Manager e, em seguida, clique no ícone do lápis junto a Ver transações e fazer pagamentos a partir de contas selecionadas
- Para um novo Manager: aceda a Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores > Convidar um membro e selecione as subcontas pretendidas durante a configuração
Também pode controlar se o Manager pode ver saldos e IBAN e descarregar extratos. Pode alterar estas opções a qualquer momento em Acesso de utilizadores.
Como posso personalizar os procedimentos de aprovação?
Pode personalizar os procedimentos de aprovação dos pedidos de transferência e de reembolso e definir que funções podem validar um pedido consoante o montante. Para mais informações, consulte Como posso personalizar os procedimentos de aprovação de transferências, reembolsos e pedidos de pagamento de faturas de fornecedores?
Que ações não podem ser delegadas a um Manager?
Mesmo com todas as permissões ativadas, os Managers não podem:
- Convidar Admins, outros Managers ou Contabilistas
- Alterar a função de si próprios ou de outros utilizadores
- Alterar a subscrição
- Configurar várias contas (podem gerir as já existentes)
- Configurar e gerir integrações de terceiros através do Connect
💡 Os Admins podem realizar todas as ações acima.
Como posso consultar as permissões atuais de um Manager?
Na web:
- Aceda a Gestão de utilizadores > Acesso de utilizadores
- Selecione o perfil do Manager para ver as permissões e o âmbito que lhe foram atribuídos
Na aplicação móvel:
- Aceda a Menu
- Toque em Membros da equipa
- Selecione o perfil do Manager para ver as permissões