A funcionalidade de orçamentos permite que os Titulares e os Admins definam limites de gastos por equipa e atribuam um Manager para supervisionar cada um.
As despesas são acompanhadas em tempo real à medida que os membros da equipa gastam, dando-lhe total visibilidade sobre os custos da equipa sem bloquear pagamentos.
A gestão de orçamentos para equipas está incluída no plano Essential e superiores.
A criação e a gestão de orçamentos estão disponíveis apenas na 💻 web; os Managers podem ver os orçamentos que lhes foram atribuídos tanto na web como na 📱 aplicação móvel.
Como posso criar um novo orçamento?
Em Despesas > Orçamentos, os Titulares e os Admins podem:
- Criar um orçamento e atribuí-lo a uma equipa
- Acompanhar em tempo real as despesas associadas a esse orçamento
- Atribuir um Manager para supervisionar e acompanhar o orçamento
- Editar um orçamento a qualquer momento
- Arquivar orçamentos
Antes de criar um orçamento, tenha em conta o seguinte:
- Pode criar até um orçamento por equipa
- Os orçamentos podem ser definidos como mensais ou globais (abrangendo todo o período)
- Um orçamento pode incluir até dois períodos de 12 meses, que podem abranger dois anos civis
- Os orçamentos podem ser planeados com até 12 meses de antecedência
Atingir ou exceder o limite do orçamento não bloqueia pagamentos futuros: apenas envia uma notificação ao Manager atribuído ou ao Admin/Titular.
Qual é o papel de um Manager nos orçamentos?
Como Manager, é responsável por supervisionar um orçamento específico atribuído à sua equipa pelo Titular ou por um Admin. O seu papel é acompanhar as despesas, garantir que a equipa se mantém dentro do orçamento e comunicar ao Titular ou ao Admin os ajustes necessários.
Pode ver os orçamentos que lhe foram atribuídos e acompanhar as despesas em tempo real, mas não pode criar, editar nem arquivar orçamentos: estas ações estão reservadas aos Titulares e aos Admins.
Para mais informações sobre as funções, consulte o nosso artigo dedicado Que funções existem na Qonto e qual devo atribuir?
Como posso aceder à secção Orçamentos?
Na web:
- Aceda a Despesas > Orçamentos
Na aplicação móvel:
- Aceda a Menu
- Em Despesas da equipa, toque em Orçamentos
Os Managers só veem os orçamentos que lhes foram atribuídos por um Titular ou por um Admin.
Como posso criar um orçamento?
Disponível apenas para Titulares e Admins, na web.
- Aceda a Despesas > Orçamentos
- Clique em Criar um orçamento (canto superior direito)
- Selecione uma equipa e, se pretender, atribua um ou mais Managers da equipa como responsáveis pelo orçamento
- Os responsáveis pelo orçamento podem atribuir transações ao orçamento e acompanhar as despesas.
- Para mais informações sobre como criar equipas, consulte o nosso artigo dedicado Como posso criar e gerir equipas na Qonto?
- Defina o período do orçamento
- Escolha entre um orçamento mensal ou global. No futuro, poderá editá-lo e adicionar novos períodos
- Defina o montante global ou mensal
- Clique em Criar um orçamento para confirmar
Como posso editar um orçamento?
Disponível apenas para Titulares e Admins, na web.
Pode atualizar o período e o montante de um orçamento a qualquer momento.
- Aceda a Despesas > Orçamentos
- Clique no orçamento e, em seguida, selecione Editar orçamento (canto superior direito)
- Escolha um novo período ou montante; nesta fase, também pode adicionar um novo período de orçamento
- Clique em Guardar alterações
Não é possível alterar a frequência do orçamento (mensal ↔ global) num orçamento existente. Para a alterar, arquive o orçamento atual, crie um novo com a frequência pretendida e reatribua manualmente as despesas existentes ao novo orçamento.
Como posso arquivar um orçamento?
Disponível apenas para Titulares e Admins, na web.
- Aceda a Despesas > Orçamentos e clique no orçamento
- Clique em Arquivar orçamento (canto superior direito)
⚠️ O arquivamento é permanente: não é possível recuperar os dados associados a esse orçamento depois de arquivado.
Como são atribuídas as transações a um orçamento?
Depois de criado um orçamento para uma equipa, as seguintes transações são
atribuídas automaticamente a esse orçamento:
- Pagamentos com cartão efetuados por membros da equipa
- Transferências iniciadas por membros da equipa
- Pedidos de reembolso de despesas submetidos por membros da equipa
Cada transação é atribuída ao período do orçamento em que foi executada com sucesso. As transações também podem ser reatribuídas manualmente posteriormente.
Como funciona o acompanhamento do orçamento em tempo real?
Assim que um membro da equipa faz uma transação com o respetivo cartão Qonto ou por transferência, a despesa é deduzida automaticamente do orçamento da equipa. Pode ver as transações de um orçamento e o montante atribuído restante clicando simplesmente no orçamento correspondente na secção Orçamentos. Pode depois navegar por período para obter mais detalhes.
Como posso reatribuir manualmente uma transação a outro orçamento?
- Aceda a Conta empresarial > Transações
- Clique na transação que pretende reatribuir
- Nos detalhes da transação, aceda à secção Orçamento e selecione o novo orçamento (ou remova-a de qualquer orçamento)
- Os Titulares e os Admins podem atribuir ou reatribuir qualquer transação a qualquer orçamento
- Os Managers só podem reatribuir transações dentro dos orçamentos que lhes foram atribuídos
Um Manager pode ajustar o orçamento?
Não: apenas os Titulares e os Admins podem criar ou ajustar orçamentos. Se considerar que o orçamento precisa de ser aumentado ou reduzido, fale com o Titular ou com o Admin responsável pelas finanças.
O que devo fazer se a minha equipa estiver perto de exceder o orçamento?
Atingir ou exceder o limite do orçamento não bloqueia pagamentos futuros, mas é importante agir rapidamente. Reveja as próximas despesas com a sua equipa e determine quais são necessárias. Se for necessário um ajuste, contacte o Titular ou um Admin, pois só eles podem editar o montante do orçamento.
Como funcionam as notificações do orçamento?
Os responsáveis pelo orçamento atribuídos recebem notificações push e por email em dois limiares:
- Quando as despesas atingem 80% do montante orçamentado
- Quando as despesas atingem 100% do montante orçamentado
As preferências de notificação podem ser personalizadas nas Configurações da aplicação Qonto.