Para manter o controlo ao delegar despesas da equipa e pagamentos de faturas, pode utilizar procedimentos de aprovação com múltiplos níveis. Além disso, para qualquer transferência a debitar, pode configurar uma política de dupla validação para garantir que nenhum pagamento é efetuado sem, pelo menos, 2 pessoas a rever.
Esta funcionalidade é útil se precisar de delegar tarefas como o reembolso de relatórios de despesa e o pagamento de faturas, garantindo que a sua empresa pode crescer sem o risco de gastos excessivos.
Até ao lançamento do novo pacote de planos, em outubro de 2026, esta funcionalidade continua disponível através dos atuais módulos Account Payable e Expense & Spend Management. A partir de outubro de 2026, os procedimentos de aprovação personalizados e a política de dupla validação estarão disponíveis através do módulo Team Spend Controls, para planos Team (Essential, Business, Enterprise).
Que funções podem configurá-lo?
As funções Titular e Admin podem configurar procedimentos de aprovação apenas na aplicação web.
As funções Colaborador, Contabilista e Manager (sem permissões de transferência e/ou reembolso) podem carregar faturas e submeter pedidos de relatórios de despesa e de transferência para aprovação.
O Titular, o Admin e os gestores com âmbito de empresa com permissão de transferência podem aprovar e pagar os pedidos.
Como personalizar um procedimento de aprovação?
Para garantir que as despesas da empresa são devidamente supervisionadas, siga os passos abaixo.
- No seu computador, aceda a Definições: navegue até à secção Personalização de ferramentas e clique em Procedimentos de aprovação.
- Selecionar e editar o procedimento: escolha o procedimento de aprovação que pretende editar, entre autorização de transferência, faturas de fornecedores ou relatórios de despesa, e clique em Editar procedimento.
-
Defina as regras do procedimento: comece por definir a condição de acionamento (requerente, montante ou fornecedor) e, em seguida, especifique as funções/pessoas que podem rever e aprovar o pedido (validação de negócio, aplicável a faturas de fornecedores e relatórios de despesa) e, por fim, quem pode executar o pagamento (autorização de transferência).
💡 Se não configurar uma autorização de transferência, qualquer utilizador com permissão de pagamento (Titular, Admin ou Manager) poderá proceder ao pagamento da fatura de fornecedor ou do reembolso de despesa depois de aprovado.
💡 Se configurar várias regras com condições de acionamento diferentes (requerente, montante), estas aplicam-se de cima para baixo. Pode reordenar as regras arrastando-as e soltando-as na posição desejada. - Atribuir o procedimento: o procedimento será atribuído a todos os utilizadores que submeteram um pedido e que correspondam às condições definidas no procedimento de aprovação.
Como configurar uma política de dupla validação?
A política de dupla validação adiciona uma segunda validação obrigatória antes de qualquer pagamento ser efetuado. Funciona em conjunto com o seu procedimento de aprovação e garante que a pessoa que prepara um pagamento nunca pode ser a mesma que o executa, e isto aplica-se a todas as funções.
💡 Depois de configurada, aplica-se a todas as transferências: transferência SEPA regular e imediata, transferência SEPA em massa, transferência internacional, bem como ao pagamento de uma fatura de fornecedor ou ao reembolso de um relatório de despesa.
Para a ativar:
- No seu computador, aceda a Definições, navegue até Personalização de ferramentas, clique em Procedimentos de aprovação.
- Selecione autorização de transferência e clique em Editar procedimento.
- Nas regras do procedimento, defina um limite de montante e/ou um requerente como condição de acionamento, defina depois a(s) etapa(s) de aprovação (opcional) e, por último, a etapa de execução (obrigatória) — é a pessoa que irá autorizar a transferência.
- Ao definir a etapa de Execução, a mesma pessoa ou função não estará disponível para seleção — é assim que a política dedupla validação entra em ação.
Depois de ativada, esta regra aplica-se a todos os utilizadores — incluindo Titulares e Admins.
💡 Sugestão: se quiser excluir um utilizador da política, por exemplo o Titular da empresa, na etapa da condição de acionamento selecione a regra do requerente e clique em "não é nenhum de" e, em seguida, selecione o Titular da empresa.
Depois de ativada, a edição da política de dupla validação exige a validação de outro Titular ou Admin. Isto garante que ninguém pode contornar a regra alterando-a no momento.
💡 Para mais detalhes sobre a política de dupla validação, consulte o nosso FAQ dedicado: Como configurar uma política de dupla validação para pagamentos?
| ✅ O que posso fazer? | ❌ O que não posso fazer? |
| Criar regras de aprovação para pedidos específicos (transferências, relatórios de despesa ou faturas de fornecedores) | |
| Configurar vários níveis de aprovadores | Não é possível criar mais do que um procedimento de aprovação por categoria |
| Configurar regras de aprovação para fornecedores ou requerentes específicos | Não é possível criar notificações personalizadas |
| Configurar regras para faturas de fornecedores com base no montante (limite ou intervalo) | Não existe um procedimento de aprovação dedicado para despesas com cartão |
| Configurar regras com base em vários parâmetros | A pessoa que prepara um pagamento não pode ser a mesma que o executa (política de dupla validação) |
| Configurar regras com múltiplas condições, com base tanto no requerente como no montante, para transferências |