O Reembolso de despesas é uma funcionalidade disponível por predefinição nos planos Smart, Premium, Essential, Business e Enterprise.
O Reembolso de despesas permite que os membros da equipa submetam pedidos de reembolso de despesas da empresa pagas com fundos pessoais. Depois de aprovado, recebe uma transferência imediata diretamente para a sua conta pessoal.
Está disponível tanto na 💻 versão web como na 📱 versão móvel. Os pedidos de Reembolso de despesas podem ser aprovados por Titulares, Admins e Managers com as permissões de transferência ativadas.
Os Titulares, Admins e Managers com permissões de transferência também podem aprovar e reembolsar os seus próprios pedidos.
De que preciso para submeter um pedido de Reembolso de despesas?
Certifique-se de que tem os seguintes elementos prontos antes de submeter o pedido:
- Recibo da despesa — os recibos digitais carregados na Qonto têm o mesmo valor legal que o respetivo recibo em papel (valor probatório). Isto significa que a sua organização já não precisa de guardar o recibo em papel.
- Valor da despesa — o valor e o IVA são preenchidos automaticamente através de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Também pode introduzir ou editar o valor manualmente, se necessário.
- Descrição da despesa — forneça contexto sobre a despesa para o seu Admin ou Manager.
- IBAN pessoal — necessário para receber a transferência de reembolso. Pode adicionar o seu IBAN diretamente ao submeter o pedido, ou guardá-lo antecipadamente no seu perfil pessoal.
Como posso submeter um pedido de Reembolso de despesas?
Na 💻 versão web:
- Vá a Despesas > Relatórios de despesa
- Clique em Criar relatório de despesa e selecione o tipo de despesa que deseja que seja reembolsada
- Carregue o recibo da despesa arrastando e soltando o ficheiro, ou clicando na área de carregamento para o selecionar a partir do seu computador
- Preencha o Valor da despesa, adicione uma Descrição e introduza o seu IBAN, caso ainda não o tenha guardado no seu perfil
Na 📱 versão móvel:
- No Menu, vá à secção Despesas da equipa
- Toque em Relatórios de despesa e, depois, clique no + no canto superior direito
- Selecione o tipo de despesa que deseja que seja reembolsada
- Carregue o recibo da despesa tirando uma fotografia, escolhendo a partir da sua biblioteca de fotos, ou selecionando a partir dos seus ficheiros
- Preencha o valor da despesa, adicione uma descrição e introduza o seu IBAN, caso ainda não o tenha guardado no seu perfil
Como posso ver o estado do meu pedido?
Pode acompanhar o estado do seu pedido em qualquer momento na secção Pedidos.
- Se aprovado: recebe uma transferência imediata para o IBAN indicado no seu pedido
- Se recusado: recebe um e-mail e uma notificação na aplicação com o motivo indicado pelo Responsável pela aprovação; também pode ver o motivo clicando diretamente no pedido
- Se forem solicitadas alterações: recebe uma notificação a pedir que atualize o seu relatório; o relatório volta ao estado de Rascunho, onde pode fazer diretamente as alterações solicitadas