Esta funcionalidade está disponível nos planos Smart, Premium, Essential, Business e Enterprise.
Quando adicionar um comprovativo na secção Transações da aplicação, guardá-lo-emos de acordo com o sistema europeu eIDAS.
☝️ A Qonto não tem acesso aos seus comprovativos originais. Para que os documentos anexos tenham validade completa, o utilizador compromete-se a carregar documentos não modificados (recibos, relatórios de despesas ou outros documentos justificativos) e a seguir as nossas recomendações.
O que significa isto?
Concretamente, significa que os seus comprovativos em papel e em formato digital têm a mesma validade legal. A Qonto digitaliza os seus documentos para terem valor probatório, criando automaticamente uma assinatura eletrónica e um selo digital através de um fornecedor externo. Também se recebe uma data e hora de verificação. A Qonto guarda os seus ficheiros conforme a regulação europeia eIDAS de forma indefinida e segura.
Nota importante: Face a uma inspeção tributária, por enquanto será necessário conservar também os comprovativos em formato papel, entre 4 anos e 5 anos.
Que indicações se devem seguir?
Para digitalizar um comprovativo, deverá fornecer uma cópia autêntica em formato virtual do original e ter em conta os seguintes pontos:
- O documento deve estar sem comprimir, ser legível e fiel ao original (sem modificações)
- As cores devem ser as mesmas que no original
- O documento não deve estar cortado nem danificado
Também terão de aparecer os seguintes dados:
- Uma descrição do produto (ou serviço) e o seu preço
- O tipo de IVA e o montante
- Informação sobre o fornecedor: nome da empresa, morada e NIF
- A data e hora da transação
- A data e número de fatura
Se o seu ficheiro estiver em formato PNG ou JPG, a Qonto convertê-lo-á automaticamente para PDF. Não terá de fazer nada. ✌️
💡 Tenha em conta que o valor probatório não é retroativo. Em caso de mudança de plano, os comprovativos certificados continuam certificados.