Para uma gestão otimizada de recibos digitais e faturas de fornecedores, é possível encaminhá-los diretamente para a Qonto por e-mail. Sempre que possível, estes documentos serão automaticamente associados às transações correspondentes, deixando de ser necessário adicioná-los manualmente.
Este encaminhamento inteligente garante que os documentos ficam exatamente no local certo, tornando o fluxo de trabalho mais limpo e organizado.
☝️ Esta funcionalidade está disponível em todos os planos e apenas para pagamentos efetuados.
E quanto aos recibos em papel? Se tiverem sido carregados na aplicação da Qonto após dezembro de 2020, podem ser armazenados e certificados com o mesmo valor legal dos recibos digitalizados. Leia este artigo para saber mais.
Como funciona?
Quando um fornecedor envia por e-mail uma fatura ou um recibo, é possível reencaminhá-lo diretamente para os endereços de e-mail exclusivos da empresa na Qonto.
Este endereço pode ser encontrado na aplicação web da Qonto, em Definições > Encaminhamento de documentos.
Estão disponíveis dois endereços de e-mail para encaminhamento de documentos:
-
Um para reencaminhar recibos a associar a transações (formato: receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com).
- Utilizar para: Recibos e documentos de despesas a associar a transações existentes
- Para onde vai: Associado automaticamente à transação correspondente quando possível, ou para a secção de Revisão de documentos, onde serão sugeridas possíveis transações para associação
- Mais indicado para: Recibos do dia a dia, relatórios de despesas, justificativos de transações
-
Um para faturas a pagar (formato: pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com)
- Utilizar para: Faturas de fornecedores que precisam de ser pagas
- Para onde vai: Diretamente para a secção de Faturas de fornecedores, pronta para processamento do pagamento
- Mais indicado para: Contas a pagar, faturas de fornecedores, pedidos de pagamento
- Acesso rápido: Este endereço de e-mail também pode ser encontrado diretamente na secção de Faturas de fornecedores
O algoritmo deteta automaticamente estas informações e associa o recibo à transação correspondente. Em seguida, o documento fica disponível na aplicação da Qonto! Como bónus, o IVA é detetado e aplicado automaticamente à transação na Qonto 😉
Para recibos que constem no corpo do e-mail em vez de estarem anexados (por exemplo, um recibo da Uber), o conteúdo é convertido em PDF e associado à transação.
Encaminhar automaticamente recibos e faturas para a Qonto através do Gmail
Sempre que forem recebidos recibos e faturas numa conta Gmail, estes podem ser encaminhados automaticamente para a Qonto para evitar a importação manual. Saiba mais sobre como configurar a automatização do Gmail para a Qonto.
O algoritmo deteta automaticamente estas informações e associa o recibo à transação correspondente. Em seguida, o documento fica disponível na aplicação da Qonto! Como bónus, o IVA é detetado e aplicado automaticamente à transação na Qonto 😉
Para recibos que constem no corpo do e-mail em vez de estarem anexados (por exemplo, um recibo da Uber), o conteúdo é convertido em PDF e associado à transação.
Quais são os passos após submeter um recibo à Qonto por e-mail?
Quando é reencaminhado um recibo para receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com:
- A Qonto analisa o documento e extrai as informações principais (montante, data, fornecedor, etc.)
-
Associação automática:
- Se for encontrada uma correspondência clara com uma transação existente, o recibo é anexado automaticamente
- O recibo ficará associado ao pagamento correspondente no histórico de transações
-
Revisão manual (se necessário):
- Se existir alguma dúvida na correspondência, o recibo vai para a secção de Revisão de documentos
- Serão sugeridas possíveis transações correspondentes para revisão
- Pode ser selecionada a transação correta ou pesquisar manualmente para concluir a associação
💡 Esta associação inteligente garante que os recibos ficam sempre com a transação correta, mantendo o controlo quando necessário.
Nota: Se uma fatura for encaminhada antes de a transação estar concluída,
ainda assim é possível enviar o documento. A Qonto irá associá-lo automaticamente à transação
assim que esta estiver concluída.
Quais são os passos após submeter uma fatura à Qonto por e-mail?
Quando é encaminhada uma fatura para pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com:
- A Qonto processa a fatura e extrai os dados de pagamento (montante, fornecedor, data de vencimento, etc.)
-
A fatura aparece em Faturas de fornecedores:
- A fatura fica diretamente na secção de Faturas de fornecedores, pronta para ação
- Todas as informações extraídas ficam pré-preenchidas
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Tomar ação:
- Pagar imediatamente - Processar o pagamento de imediato
- Agendar pagamento - Definir uma data de pagamento futura (útil para gerir datas de vencimento)
- Criar pedido de pagamento - Solicitar aprovação antes de pagar
💡 As faturas ficam organizadas e prontas a pagar em segundos, com total flexibilidade quanto ao momento e aos fluxos de aprovação.