Centralize todos os documentos da sua empresa e ganhe tempo 🚀 com a secção Documentos da Qonto. O seu centro único para carregar, organizar e consultar qualquer documento.
A secção Documentos funciona através de um processo simples em três etapas: carrega os documentos, a Qonto deteta automaticamente o tipo de cada um e arquiva-os, e tudo o que não conseguir classificar fica reunido numa lista curta para que possa tratar rapidamente.
Esta funcionalidade está disponível em todos os planos Qonto, para todos os utilizadores, na 💻 versão web, através do item Documentos no menu de navegação principal.
Como carrego documentos para a minha secção Documentos?
Aceda à sua secção Documentos a partir de vários pontos de entrada. A Qonto processa todos através do mesmo fluxo:
- Carregamento direto: vá a Documentos no menu de navegação principal e arraste e solte os seus ficheiros, ou clique para carregar. Pode arrastar até 20 ficheiros de uma só vez, com um tamanho máximo de 15 MB por ficheiro.
- Atalho na página inicial (no telemóvel): utilize o atalho disponível diretamente na sua aplicação Qonto.
- Reencaminhamento por e-mail: reencaminhe documentos para o seu endereço de e-mail dedicado da Qonto.
Não existe qualquer limite quanto ao tipo de documento na fase de carregamento. São aceites faturas, recibos, contratos, recibos de vencimento e muito mais.
Depois de carregado, a Qonto assume o processo em segundo plano: deteta o tipo de documento, classifica-o, extrai a informação principal e arquiva-o automaticamente. Só precisa de intervir nos documentos que não conseguiu arquivar por conta própria.
Onde posso ver o que aconteceu aos meus documentos?
O separador Recente da sua secção Documentos dá-lhe uma visão completa de todos os documentos recebidos, independentemente do ponto de entrada utilizado.
Para cada documento, pode ver:
- Onde foi arquivado automaticamente (por exemplo, associado a uma transação, enviado para Faturas de Fornecedores, ou guardado no seu arquivo contabilístico)
- Se ainda precisa de uma ação da sua parte
Os documentos associados ou arquivados com sucesso deixam de necessitar da sua atenção e são marcados como concluídos. Os documentos que precisam da sua intervenção aparecem numa lista específica, Ação Necessária. É aqui que deve concentrar a sua atenção.
Como organizo os documentos que a Qonto não conseguiu arquivar automaticamente?
Quando a Qonto não consegue determinar automaticamente o que fazer com um documento, este aparece na sua lista Ação Necessária com uma ação seguinte sugerida.
Dependendo do documento, poderá ser-lhe pedido que:
- Confirme o tipo de documento: se a Qonto o detetou parcialmente ou não o detetou, selecione o tipo correto na lista apresentada.
- Escolha um destino: para documentos como faturas ou notas de crédito em que o encaminhamento não é claro (por exemplo, do lado do fornecedor ou do cliente), escolha para onde devem ir.
- Associe a uma transação: para faturas, recibos, recibos de vencimento e notas de crédito que não foram associados automaticamente, selecione a transação correta na lista de candidatos apresentada por ordem de relevância. O valor é pré-preenchido a partir da extração e pode ser editado antes de confirmar.
O fluxo foi concebido em torno da pergunta "O que quer fazer com isto?" em vez de lhe pedir que classifique os documentos. A Qonto trata do trabalho mais pesado sempre que possível.
Que tipos de documentos posso arquivar para armazenamento?
A Qonto suporta uma vasta gama de tipos de documentos contabilísticos e administrativos no seu separador Registos da Empresa. Dependendo do tipo, o arquivamento é automático ou requer uma breve etapa manual da sua parte.
Os formatos aceites são PDF, JPG e PNG, com um tamanho máximo de 15 MB.
Classificados e arquivados automaticamente. Sem necessidade de ação:
- Faturas de fornecedores, faturas de clientes e notas de crédito
- Recibos
Suportados, mas requer que confirme o tipo manualmente:
- Recibos de vencimento, extratos de conta e RIB
- Contratos de locação e contratos de empréstimo
- Contratos comerciais e planos de pagamento
- Certificados URSSAF, avisos fiscais e pacotes fiscais
- Contas anuais
- Comprovativos de entrega da declaração de IVA e recibos de pagamento do IVA
- Qualquer documento que classifique como "Outro"
Quando é necessária intervenção manual, a Qonto vai pedir-lhe, na lista Ação Necessária, que selecione o tipo de documento correto. A partir daí, arquiva-o automaticamente.
☝️ Para documentos contabilísticos (extratos, contratos, certificados, etc.), pode atualizar o tipo de documento em qualquer momento. Para documentos financeiros (faturas, recibos, notas de crédito, etc.), pode alterar o tipo até o documento ser associado a uma transação. Depois de associado, o tipo fica bloqueado.
Como encontro um documento contabilístico que arquivei anteriormente?
A área Registos da Empresa da secção Documentos é onde são guardados todos os documentos oficiais da sua empresa (contabilísticos, fiscais, financeiros, administrativos…), podendo ser consultados em qualquer momento por si, pelo seu contabilista, ou sempre que necessário para uma declaração fiscal.
Para encontrar um documento, vá a Documentos no menu de navegação principal e consulte a secção Registos da Empresa. Pode filtrar por tipo de documento para restringir a sua pesquisa.
O seu contabilista interno também tem acesso aos documentos contabilísticos guardados aqui.
⚠️ Atualmente, a área Registos da Empresa abrange todos os documentos oficiais da sua empresa. Utilize os filtros por tipo de documento para localizar rapidamente o que precisa.