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Como configurar uma fatura recorrente?

  • Atualizado

Agora é possível configurar e criar facilmente faturas recorrentes automáticas para os seus clientes com uma frequência específica (semanal, mensal, trimestral, anual ou personalizada) diretamente a partir da conta Qonto, tornando o processo de faturação mais eficiente e menos demorado.

 

Esta funcionalidade está disponível para Admins, Proprietários e Managers com permissões de faturação na aplicação web, através do add-on Contas a Receber.

 

Nota: Os utilizadores em dispositivos móveis poderão visualizar a nota informativa: "Esta fatura foi criada automaticamente como parte de uma fatura recorrente."

 

Configurar a sua fatura recorrente

É possível criar uma fatura recorrente de duas formas:

  1. Em Faturas > secção Faturas de clientes > clicar em "Nova fatura" e marcá-la como recorrente
  2. Em Faturas > secção Faturas recorrentes > clicar em "Nova fatura"

Ao configurar uma fatura recorrente, é necessário selecionar:

  • Recorrência: Recorrente
  • Data de início: indica o início da recorrência. A data de início pode ser no futuro. Se selecionar uma data de início futura, a primeira fatura será criada nessa data, com data de emissão no futuro, e será enviada nessa data. As faturas seguintes serão criadas com base na recorrência e na data de início. Exemplo: Se criar uma fatura recorrente mensal a 15 de março, com data de início a 1 de abril: a 15 de março será criada a primeira fatura com data de emissão a 1 de abril, a 1 de abril será enviada e a 1 de maio será criada a segunda fatura.
  • Data de fim: indica o fim da recorrência (opcional). Se não selecionar uma data de fim, as faturas continuarão a ser criadas indefinidamente até decidir suspender ou cancelar a fatura recorrente.
  • Frequência: indica com que regularidade as faturas serão emitidas (semanal, mensal, trimestral, anual ou personalizada).
  • Adicionar dados personalizados: os dados personalizados são cadeias de texto especiais no contexto da faturação que preenchem automaticamente informações específicas com base em regras ou variáveis predefinidas. Estes dados permitem criar faturas que se adaptam a informações em constante mudança sem necessitar de atualizações manuais. Mais detalhes em Como utilizar datas personalizadas?
  • Condições de pagamento: indica a data de vencimento de cada fatura criada. Por exemplo, se as condições de pagamento forem de 15 dias, cada fatura terá de ser paga no prazo de 15 dias a partir da data de emissão.
  • Métodos de pagamento: é possível escolher entre pagamentos por cartão de crédito, pagamentos online (Apple Pay, PayPal), transferência bancária e, se elegível, débitos diretos.
  • Detalhes do email: aqui pode introduzir o endereço de email do destinatário (ou endereços) e o assunto e mensagem do email que serão utilizados quando cada fatura for enviada automaticamente. Pode optar por criar e enviar automaticamente a fatura ao cliente, ou seja, a fatura será gerada e enviada com a mensagem predefinida sempre que a recorrência for acionada, sem necessidade de intervenção manual, ou optar por guardar a fatura como rascunho, o que permite rever, ajustar detalhes e modificar o conteúdo do email antes de cada fatura ser enviada ao cliente. Será notificado por email assim que o rascunho da fatura estiver criado e pronto a ser finalizado.
  • Detalhes de pagamento: tal como nas faturas de cliente pontuais, pode escolher entre pagamentos por cartão de crédito, pagamentos online (Apple Pay, PayPal) e transferência bancária. Adicionalmente, se for elegível para a cobrança por débito direto, pode ativar a opção de debitar automaticamente o cliente. Saiba mais sobre elegibilidade.

As faturas individuais criadas a partir de uma fatura recorrente serão listadas juntamente com as faturas pontuais normais (secção Faturas de clientes). Serão identificadas com uma nota informativa: "Esta fatura foi criada automaticamente como parte de uma fatura recorrente."

 

💡 Como funciona a cobrança por débito direto nas faturas recorrentes?

  1. Após configurar uma fatura recorrente, será necessário configurar o débito direto recorrente no passo seguinte. Para poupar tempo, o valor, a data de vencimento da primeira cobrança e a frequência serão pré-preenchidos com base nos detalhes da fatura recorrente.

  2. Introduza uma referência de transação.

  3. De seguida, atribua um mandato ao débito direto:

    1. Se o cliente tiver um ou mais mandatos ativos, estes serão apresentados no menu pendente. Caso contrário, pode optar por criar um novo. O débito ao cliente só será iniciado após a assinatura do mandato.

    2. Se o cliente não tiver mandatos ativos, será criado e solicitado um novo mandato automaticamente.

  4. Por fim, clique em Confirmar e o débito direto recorrente ficará configurado.

     

Nota: Também é possível optar por gerar as faturas recorrentes como rascunhos, o que permite rever e ajustar cada fatura antes de a enviar. Assim que os detalhes estiverem corretos, pode alterar manualmente o estado para "A pagar" e enviá-las aos clientes. Estas faturas serão apresentadas juntamente com as faturas pontuais na secção Faturas de clientes.

Esta opção é particularmente útil se pretender controlar cada fatura recorrente ou ajustar determinados elementos antes do envio.

 

Quais são os diferentes estados de uma fatura recorrente e que ações posso realizar?

As faturas recorrentes têm 5 estados:

  • Ativa → fatura recorrente que está atualmente em execução

  • Suspensa → fatura recorrente que foi pausada

  • Agendada → fatura recorrente com data de início no futuro

  • Concluída → fatura recorrente que terminou

  • Cancelada → fatura recorrente que foi cancelada

 

Apenas é possível realizar algumas ações se a fatura recorrente tiver os estados Ativa, Suspensa ou Agendada:

  • Editar → É possível editar faturas recorrentes Ativas, Suspensas ou Agendadas.

  • Suspender → É possível suspender faturas recorrentes Ativas. Enquanto a fatura recorrente estiver suspensa, não serão criadas novas faturas. Na data de fim, a fatura recorrente passará ao estado Concluída.

  • Reativar → É possível reativar faturas recorrentes Suspensas. Ao reativar uma fatura recorrente, a criação de faturas será retomada.

  • Cancelar → É possível cancelar faturas recorrentes Ativas, Suspensas e Agendadas. Ao cancelar uma fatura recorrente, a criação de faturas é interrompida.

  • Também é possível visualizar todas as faturas criadas a partir de uma fatura recorrente e os respetivos estados (Paga, A pagar, Cancelada) clicando na linha da tabela e abrindo o painel lateral direito.

 

O que devo ter em conta ao gerir as minhas faturas recorrentes?

⚠️ Importante: Recomenda-se cancelar ou suspender uma fatura recorrente no dia anterior à data prevista de emissão da próxima fatura, uma vez que a fatura é criada automaticamente no próprio dia, evitando assim ter de a cancelar manualmente.

  • Não é possível editar a data de início nem a frequência de uma fatura recorrente Ativa ou Suspensa.

  • Se eliminar um cliente associado a uma fatura recorrente Ativa, Suspensa ou Agendada, essa fatura recorrente será marcada como Cancelada.

  • Se uma organização for desativada, todas as faturas recorrentes Ativas, Suspensas ou Agendadas serão marcadas como Canceladas.

  • Nas faturas recorrentes, é aplicada numeração automática. Isto significa que, se tiver uma fatura recorrente Ativa, Suspensa ou Agendada, não será possível alternar entre numeração automática e numeração manual ao criar faturas pontuais ou orçamentos. Se não tiver faturas recorrentes ou se todas as faturas recorrentes estiverem Concluídas ou Canceladas, poderá voltar a alternar entre os dois modos de numeração.