Importe e exporte justificativos entre a Qonto e o Dropbox. Associe automaticamente as faturas de fornecedores às suas transações.

A Qonto oferece dois tipos de ligação com o Dropbox. Consoante as suas necessidades, pode:

1. Exportar os justificativos da Qonto para o Dropbox

2. Importar os justificativos do Dropbox para a Qonto

Como configurar as integrações?

Na aplicação web da Qonto, vá à secção Integrações e Parcerias e clique na integração com o Dropbox que pretende configurar. Basta clicar em Ligar no canto superior direito da página e seguir estes passos:

• Selecione a conta do Dropbox que pretende utilizar

• Depois de iniciar sessão, autorize a Qonto a sincronizar os seus dados com o Dropbox clicando em Continuar

  • Apenas para a integração Qonto para o Dropbox:

    • selecione a data e hora a partir das quais pretende começar a sincronizar os justificativos; pode selecionar uma data anterior ou a data de hoje

    • clique no botão "✓"

• Por fim, clique em Concluir… e está feito 🎉

☝️ É bom saber: é possível ligar várias contas Qonto à mesma conta do Dropbox.

1- Qonto → Dropbox

Esta integração está disponível a partir do plano Smart e superiores. Todos os Proprietários e Administradores da conta podem configurar esta integração com o Dropbox.

Ao adicionar justificativos à Qonto, estes são automaticamente armazenados e organizados por data na conta do Dropbox, garantindo sempre uma cópia de segurança.

• Nunca mais se esqueça de exportar os justificativos: os justificativos são sincronizados com o Dropbox diariamente

• Acesso mais fácil a todos os documentos: os justificativos são automaticamente importados e organizados por data numa pasta específica, para todas as contas correntes

• Partilha segura de ficheiros: disponibilize acesso flexível a ficheiros e pastas específicos, de acordo com as suas necessidades

Para tirar o máximo partido desta integração, certifique-se de que a capacidade de armazenamento no Dropbox é suficiente para exportar os justificativos. Para verificar a capacidade de armazenamento, consulte esta página.

Como utilizar a pasta criada na solução de armazenamento na nuvem?

Será criada uma pasta Qonto Connect dividida em subpastas por conta corrente e por período. Também é possível aceder a esta pasta a partir da secção "Helpful links" criada na página Connect do Dropbox.

Quando são exportados os justificativos para o Dropbox?

Os justificativos já associados à conta Qonto serão exportados imediatamente após a configuração da integração; os novos justificativos carregadosão exportados imediatamente após a configuração da integração; os novos justificativos carregados para a Qonto serão exportados automaticamente uma vez por dia, às 23h30. Ao abrir uma nova conta corrente na Qonto depois de configurar a integração, será criada automaticamente uma nova pasta no espaço de armazenamento.

O que acontece se eliminar um ficheiro ou pasta na conta do Dropbox?

Se eliminar um ficheiro, este será reimportado automaticamente para a conta do Dropbox. Se eliminar uma pasta, os justificativos que contém serão eliminados da conta do Dropbox:

• Os novos justificativos carregados para a Qonto para o período ou conta corrente específicos serão exportados normalmente.

• Para recuperar os ficheiros eliminados da conta do Dropbox, será necessário reconfigurar a integração.
   

2- Dropbox → Qonto

Esta integração está disponível em todos os planos. Todos os Proprietários e Administradores da conta podem configurar esta integração com o Dropbox.

As faturas de fornecedores provenientes de uma pasta dedicada no Dropbox serão associadas e anexadas automaticamente às transações na app Qonto.

• Controlo das faturas de fornecedores a pagar: consulte as faturas pendentes rapidamente. Prepare-se para os próximos prazos e agende os pagamentos.

• Deixe o seu contabilista tratar do resto: após o pagamento, as faturas de fornecedores são associadas às transações corretas. Tudo fica pronto para o contabilista rever.

Para saber mais sobre a funcionalidade de Faturas de fornecedores, consulte este artigo.

Como utilizar a pasta criada na solução de armazenamento na nuvem?

Será criada uma pasta Qonto Connect -Import dividida em quatro subpastas:

• Uma pasta Dropzone para onde pode arrastar e largar novos justificativos das suas despesas.

• Uma pasta Processing onde os justificativos são armazenados enquanto aguardam associação a uma transação Qonto.

• Uma pasta Matched onde encontrará os justificativos associados a uma transação Qonto.

• Uma pasta Unsupported para onde são movidos os ficheiros com mais de 15 MB, bem como ficheiros que não estejam no formato JPEG, PNG ou PDF.

A cada três horas, os ficheiros nas pastas Dropzone e Processing serão sincronizados com as transações Qonto.

Que ficheiros podem ser processados pela integração?

Para que as faturas de fornecedores sejam associadas às transações Qonto corretas, coloque-as na pasta Dropzone. Os ficheiros devem cumprir os seguintes critérios de tamanho e formato:

• O tamanho deve ser inferior a 15 MB.

• O formato deve ser JPEG, PNG ou PDF.

Apenas os recibos ou faturas correspondentes a compras serão processados. As faturas emitidas por si nunca serão associadas a uma transação e permanecerão armazenadas na pasta de processamento.

☝️ É bom saber: não é possível associar várias faturas de fornecedores a uma única transação através da integração Dropbox → Qonto. Se forem carregadas várias faturas de fornecedores para a mesma transação, apenas uma será associada. Os justificativos adicionais permanecerão armazenados na pasta de processamento.

Várias faturas de fornecedores podem ser incluídas no mesmo ficheiro, desde que o tamanho total do ficheiro seja inferior a 15 MB.

O que acontece se eliminar um ficheiro ou pasta na conta do Dropbox?

Se eliminar um ficheiro numa das pastas criadas pela integração, ou uma das pastas em si, a integração deixará de funcionar corretamente. Será necessário desinstalar e reinstalar a integração para continuar a utilizá-la. Para desinstalar a integração, basta clicar em Ligado no canto superior direito da página de ligação ao Dropbox na aplicação web e seguir estes passos:

• Clique em Desligar Dropbox → Qonto

• Clique novamente em Desligar Dropbox → Qonto

☝️ É bom saber: esta ação não afetará as faturas de fornecedores já associadas às transações Qonto.

A que dados da conta Qonto o Dropbox terá acesso?

Nenhum dado será partilhado com o Dropbox sem o consentimento expresso do titular, que pode ser revogado a qualquer momento com alguns cliques para interromper a partilha de dados. Sem esse consentimento expresso, não é possível garantir o correto funcionamento da integração.