Migrar a faturação para a Qonto é agora mais fácil do que nunca! Quer seja necessário importar clientes, produtos e serviços ou faturas anteriores, foram desenvolvidas soluções para garantir uma transição simples e sem fricção.
Este guia explica como importar manual ou automaticamente os dados para a Qonto. Esta funcionalidade está disponível em todos os planos de preços, através da versão 🖥️ web da aplicação Qonto.
Como funciona o processo de importação?
Faturas anteriores
É possível importar faturas anteriores de duas formas:
- Importando diretamente na secção de Faturas de clientes em ficheiros PDF, PNG ou JPEG, ou:
- Ligando uma integração de faturação para importar automaticamente as 50 faturas de clientes mais recentes.
Clientes
É possível importar a lista de clientes de duas formas:
- Carregando um ficheiro em formato CSV, XLSX ou XLS (até 5 MB) através da secção Lista de clientes, ou
- Ligando uma integração de faturação para importação automatizada. Trata-se de uma migração pontual (one-time migration), não de uma sincronização. A migração pode ser executada várias vezes; no entanto, não é uma sincronização em tempo real.
Produtos e serviços
Atualmente, estes só podem ser importados através do carregamento de um ficheiro em formato CSV, XLSX ou XLS (até 5 MB).
⚠️ Nota: Tanto na importação de clientes como de produtos/serviços, será enviado um e-mail a confirmar se a importação foi total ou parcialmente bem-sucedida, indicando as linhas ou os detalhes que não foi possível importar.
Como importar os dados?
Importar faturas de clientes anteriores
Opção 1: Manual
- Clique em Importar items no canto superior direito da página Faturas de Clientes na secção de Faturas, ou utilize drag and drop.
- Carregue o ficheiro (PDF, PNG ou JPEG).
Opção 2: Integração com ferramentas de faturação
A partir da secção Faturas de Clientes:
- Clique no botão Activate integrations and tools 🔌
- Clique em Importar clientes e Faturas de Clientes
Pesquise e selecione a integração utilizada, entre as ferramentas suportadas (Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice).
💡 A Qonto está continuamente a adicionar novas integrações. Se a ferramenta não estiver na lista, poderá sugeri-la na secção Integrations and Partnerships da aplicação.
- Introduza as credenciais de acesso da ferramenta para estabelecer a ligação.
- Gerir clientes e faturas importados.
Note-se que se trata de uma migração pontual (one-time migration), não de uma sincronização. A migração pode ser executada várias vezes; no entanto, não é uma sincronização em tempo real (apenas parte do add-on AR).
Importar clientes
Opção 1: Carregamento de ficheiro
- Clique em Importar clientes no canto superior direito da página Lista de clientes na secção Faturas.
- Selecione Subir Ficheiro e arraste um ficheiro em formato CSV, XLSX ou XLS (até 5 MB) para a área indicada, ou selecione-o no computador.
- Certifique-se de que o ficheiro inclui uma coluna com nomes de empresas ou nome e apelido dos clientes. Este campo é obrigatório. 💡 Dica: recomenda-se validar os dados antes do carregamento para evitar linhas vazias ou colunas desalinhadas.
- Reveja e associe as colunas do ficheiro aos campos da Qonto através dos menus dropdown. Os campos suportados incluem:
- Nome da Empresa
- Primeiro Nome, Último Nome
- Morada
- Confirme a importação. Se existirem linhas que não possam ser importadas por falta de dados, será enviada uma notificação por e-mail.
Opção 2: Integração com ferramentas de faturação
A partir da secção Client list:
-
Clique em Import clients > By integration e selecione uma ferramenta suportada
(Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central,
Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice).
💡 A Qonto está continuamente a adicionar novas integrações. Se a ferramenta não estiver na lista, poderá sugeri-la na secção Integrations and Partnerships da aplicação. - Siga o fluxo de ligação e autorize a integração.
- Assim que a ligação estiver estabelecida, a lista de clientes será importada automaticamente.
Note-se que se trata de uma migração pontual (one-time migration), não de uma sincronização. A migração pode ser executada várias vezes; no entanto, não é uma sincronização em tempo real (apenas parte do add-on AR).
Importar produtos e serviços
- Clique em Import items no canto superior direito da página Products and services na secção Invoices.
- Carregue o ficheiro (CSV, XLSX ou XLS, máx. 5 MB).
- Verifique se o ficheiro inclui uma coluna com o nome de cada item (obrigatório).
- Associe as colunas do ficheiro aos campos da Qonto, como por exemplo:
- Item Name
- Description
- Unit Price
- Confirme a importação. As linhas com dados em falta (por exemplo, nomes de itens) não serão importadas, e será enviada uma notificação por e-mail.
E se a importação for apenas parcialmente bem-sucedida?
Será recebido um e-mail com detalhes sobre as linhas ou os campos que não foi possível importar. Após correção do ficheiro, poderá ser feita uma nova importação dos dados em falta.
Como importar dados a partir da ferramenta atual?
É possível exportar um ficheiro csv, xlsx ou xls a partir da ferramenta atual ou através das integrações suportadas. Se a ferramenta de faturação atual não estiver na lista, as faturas podem ser exportadas manualmente como ficheiro e carregadas na Qonto.
Porque não é possível obter ou sincronizar automaticamente as faturas a partir da ferramenta atual?
A sincronização regular está disponível apenas para utilizadores com o Accounts Receivable (AR) Add-on. Se a ferramenta ainda não suportar sincronização, poderá ser sugerida na secção Integrations and Partnerships da aplicação.
É possível descarregar listas de clientes ou de itens a partir de outras ferramentas?
Sim, a maioria das ferramentas de faturação permite exportação em CSV. Normalmente, o botão de exportação encontra-se na mesma secção onde está a lista de clientes ou de itens. Poderá consultar a documentação da ferramenta ou contactar o respetivo suporte para obter ajuda.